지난 3월, 지미화 대표가 입찰 용역 PT 심사위원으로 참여했어요.

이번 PT는 기관에서 운영하는 SNS 콘텐츠 기획·디자인·운영을 위한 용역 입찰을 하기 위해 진행했어요.

지미화 대표는 PT 심사를 가기 전에 반드시 해당 PT의 '제안요청서'를 이해하고, 관련 내용을 조사해 읽은 후 심사에 참여한답니다.

그래서, 발주처를 대신해 꼭 필요한 질문들을 예리하고 일을 잘 할 수 있는 회사가 선발되도록 심사합니다.

이번 PT도 온라인으로 진행되었어요.

심사위원들은 온라인 PT가 그리 편하진 않지만 입찰에 참여하는 회사에게는 온라인 PT를 참여함에 있어 장·단점이 있답니다. 

* 제안요청서 (RFP_Request for Proposal) : 발주처가 PT에서 요구하는 내용과 그 기준

장점으로는, 

 ① 오프라인으로 진행하는 것보다 이동 시간을 아낄 수 있어요.

 ② 내가 늘 근무하는 곳에서 PT를 진행하기 때문에 덜 긴장되는 것이 있어요.

 ③ 발표 자료를 편하게 보면서 발표할 수 있어요.

 ④ 질문 시에도 편하게 메모를 할 수 있고, 다른 화면을 보거나 직원들과 질문을 공유하며 답변 준비를 할 수 있어요.

단점으로는,

 ① 발표자는 PT할 때 심사위원들의 눈과 반응을 보며 PT내용을 조정하거나 제스처 등을 하는데, 

    온라인으로 하게 되면 이러한 것들을 자유롭게 할 수 없어요.

 ② 발표자의 진정성 등을 보여주는 것이 중요한데 이러한 것들이 제대로 전달되기 쉽지 않아요.

[PT TIP]

PT 심사를 하면서 아쉬웠던 부분이 PT에 참여한 회사들이 지미화 대표보다도 발주 내용에 대해 공부를 많이 안하고 참여했다는 거였어요.

그러니 제안서 내용도, 질문에 대한 답변도 잘 할 수가 없겠죠.

지미화 대표도 몇 년 전까지만 해도 17년 넘게 PT에 직접 참여하며 행사를 많이 수주하곤 했는데 제일 강조하는 것이 바로 '기본'입니다.

PT의 첫 번째 기본은 바로 '제안요청서'입니다.

대부분 제안요청서나 과업지시서(진행할 과업 내용)를 읽기는 하지만 보통 한 두 번 정도 읽고 입찰에 참여하는 것 같아요.

제안요청서에는 발주처가 요구하는 내용들이 들어가 있기 때문에 발주처의 니즈를 파악할 수 있어요. 

지미화 대표의 경우, 제안서를 제출하기 전까지 제안요청서를 평균 10번 이상을 읽고 또 읽는답니다.

방향과 전략을 잡을 때도, 아이디어가 잘 생각나지 않을 때도 읽고 또 읽으며 발주처의 마음과 생각을 읽으려고 많이 노력했어요.

PT경험이 많지 않으신 분들이라면 더더욱 첫 번째 기본을 반드시 실천해보세요!

두 번째 기본은 '자료조사'와 '공부'입니다.

행사 입찰 참여 준비 기간은 보통 짧으면 1주일, 길면 3주 정도인데요.

지미화 대표의 경우, 아무리 준비기간이 짧아도 자료조사와 공부하는 시간은 30% 이상을 투자합니다.

실제 제안서 작성 시간은 40~50%, 나머지 20~30%는 수정과 보완 작업으로 사용합니다.

PT에서 많이 떨어지시는 분들 보면, 제안서 작성 시간이 70% 이상 됩니다.

사전 자료 조사와 공부과 잘 되어 있어야, 방향, 전략 그리고 아이디어 등을 잘 잡을 수가 있어요.

할 일도 많고 기간도 짧다고 느낄 수는 있지만 그럴수록 기본에 더 충실해 보세요.

그러면, 제안서에 작성할 내용도 풍성해지고 PT 때 질문에 대한 답변도 잘 할 수 있어요.

자료 조사에는 발주처가 추진하는 행사 관련 내용과 참가자 뿐만 아니라 타 행사나 발주처에 대한 벤치마킹, 발주처의 상황, 

트렌드/이슈/환경적인 요소 등도 포함해 조사하세요.